Zapytania ofertowe archiwalne

ZAPYTANIE OFERTOWE O CENĘ NA WYKONANIE USŁUGI W ZAKRESIE KOMPLEKSOWEGO UPORZĄDKOWANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ DOKUMENTÓW DO BRAKOWANIA POWIATOWEGO ZESPOŁU OBSŁUGI SZKÓŁ I PLACÓWEK OŚWIATOWYCH W GIŻYCKU

Emilia Borowiak
Odsłony: 1849

Uwaga

10.12.2015

 

W związku z kolejnymi pytaniami

 

Zamawiający informuje, że

 

a) szerokość 1 regału wynosi:

 

- regały skrajne ok. 4,5 m (w linii poziomej znajduje się po 7 półek),

 

- regały środkowe ok. 2,60 m (w linii poziomej znajdują się po 4 półki),

 

b) wysokość każdego regału ok 2,20 m (w linii pionowej znajduje się po 6 półek).

 

Część dokumentacji znajduje się na regałach.

 

Należy wziąć pod uwagę również fakt, że część dokumentów znajduje się na stanowiskach pracy.

 

Powyższe pomiary nie są stanowią podstawy do kalkulacji ceny Wykonawcy.

 

Zamawiający nie jest w stanie podać szacowanego metrażu dokumentów przeznaczonych do archiwizowania i nie odpowiada za niedoszacowanie ceny ofertowej. Pełną odpowiedzialność za kalkulację ceny ponosi Wykonawca.

 

Zalecana jest wizja lokalna w siedzibie Zamawiającego celem dokładnej kalkulacji.

 

 

08.12.2015

w związku z pojawiającymi się pytaniami odnośnie  szacowanego metrażu dokumentacji w podziale na kategorie archiwalne, Zamawiający uprzejmie informuje, że:

a) w zasobie PZOSiPO znajdują się zarówno materiały archiwalne jak i dokumentacja o czasowym okresie przechowywania. Wynika to z realizacji przez PZOSiPO zadań z zakresu edukacji wykonywanych przez Wydziały Edukacji w Starostwach Powiatowych.

b)Materiały znajdujące się w składnicy akt są nieuporządkowane pod względem kategorii archiwalnych. W związku z powyższym nie jesteśmy w stanie podać szacowanego metrażu w podziale na kategorie. Sama składnica ma powierzchnię ok. 26 m2 , natomiast regały zajmują ok. 50 m2 (w składnicy znajdują się 2 większe,  pojedyncze regały ustawione  na  skrajnych ścianach oraz dwa mniejsze, pośrednie regały ustawione w dwóch rzędach „ plecami do siebie”) .

c) Zamawiający zaznacza, że podane wymiary są jedynie materiałem pomocniczym.
Nieoszacowanie, pominięcie elementów zamówienia czy brak rozpoznania przedmiotu zamówienia nie może być podstawą do żądania zmiany ceny określonej w umowie przez Wykonawcę.

W związku z powyższym Zamawiający zaleca udział w wizji lokalnej w składnicy akt PZOSiPO (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu) celem dokładnej kalkulacji kosztów.

 

 

WE.2110.29.2015                                                                 Giżycko, dn. 03.12.2015r.                            

 

ZAPYTANIE OFERTOWE O CENĘ

NA WYKONANIE USŁUGI W ZAKRESIE KOMPLEKSOWEGO UPORZĄDKOWANIA

MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ DOKUMENTÓW DO BRAKOWANIA POWIATOWEGO ZESPOŁU OBSŁUGI SZKÓŁ I PLACÓWEK OŚWIATOWYCH
W GIŻYCKU

  1. Zamawiający

Powiatowy Zespół Obsługi Szkół

i Placówek Oświatowych

ul. Smętka 7, 11-500 Giżycko

tel. 87 429 94 34, 87 429 45 65

 

II. Podstawa prawna:

    1. Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych zgodnie z art. 4, pkt 8 tej ustawy.
    2. Do niniejszego zapytania zastosowanie mają Przepisy Zarządzenia nr 1.2015 Dyrektora Powiatowego Zespołu Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych z dnia 15 stycznia 2015 w sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 Euro netto.
  • III. Opis przedmiotu zamówienia:
  • 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe uporządkowanie materiałów archiwalnych oraz dokumentów do brakowania Powiatowego Zespołu Obsługi Szkół
    i Placówek Oświatowych w Giżycku.

    2. Archiwizacji podlegać będzie dokumentacja wytworzona w Powiatowym Zespole Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych od 01 maja 2000r. do grudnia 2015r.

    3. Wśród dokumentów przeznaczonych do archiwizacji znajdują się głównie:

    a) dokumenty księgowe wytworzone w PZOSiPO w tym dokumenty kadrowo-płacowe,

    b) dokumenty związane z realizacją projektów dofinansowanych z funduszy Unii Europejskiej lub innych środków pomocowych,

    c) dokumenty administracyjne,

    d) ewidencje szkół i placówek niepublicznych, stowarzyszeń kultury fizycznej
    i uczniowskich klubów sportowych i inne.

    4. Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności:

    a) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
    i archiwach (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm. )

    b) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania   oraz   zasad   i   trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2015r., poz. 1743),

    c) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U
    z 2011r., Nr 14, poz. 67)

    d) Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych,

    e) ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 33
    z późn. zm.),

    f) Rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców z 15 lutego 2005 r. (Dz. U.
    z 2005 r., Nr 32, poz. 284)

    g) ustawy o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz 1182 z późn. zm.),

    h) ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z 2014 r., poz. 121 z późn. zm.),

    i) ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z poźn. zm.)

    j) Aktualnej instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w PZOSIPO.

    5. Wymaga się, aby w celu wypełniania powyższych obowiązków Wykonawca zapewnił
    w trakcie trwania umowy świadczenie usług przez jedną wskazaną osobę.
    W uzasadnionych przypadkach w czasie trwania umowy wymaga się wyznaczenia jej imiennego zastępstwa (osoba, która będzie miała pełnić musi udokumentować wymagania stawiane w niniejszym postępowaniu oraz uzyskać akceptację Zamawiającego). Zamawiający wyklucza inną możliwość podzlecania wykonania usługi osobom trzecim.

    6. Wykonawca będzie zobowiązany do archiwizacji dokumentów (wg wytycznych zgodnych z aktualnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Miejsce wykonywania zamówienia: składnica akt w PZOSiPO) w pudłach archiwizacyjnych formatu A4 o szerokości grzbietu 8cm lub 10 cm, z plastikowymi klipsami. Koszt ich zakupu i dostawy poniesie Wykonawca.

IV. Termin wykonania zamówienia

02.01.2016r. do 31.03.2016r.

V. Warunki udziału w postępowaniu

  1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy łącznie spełniają niżej wymienione wymagania, tj:

1) dysponują osobą zdolną do wykonania zamówienia,
tzn. osobą, która:

a) posiada ukończone studia wyższe magisterskie o specjalności archiwistyka lub podyplomowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub szkołę średnią/policealną ze specjalnością archiwistyka lub ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia

b) posiada co najmniej roczne doświadczenie w pracy archiwisty w jednostce samorządu terytorialneg   

lub

  - w ciągu ostatnich dwóch lat przed terminem składania ofert przeprowadziła, co najmniej 2 usługi kompleksowego archiwizowania materiałów na rzecz    jednostki samorządu terytorialnego.

2) Złożą podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy formularz oferty (załącznik nr 1 do pobrania) wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnianie wymagań stawianych w pkt 1 a) i 1 b) (kserokopia za zgodność z oryginałem).

 

VI. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty.

cena (koszt ryczałtowy) - 100%.

 

VII. Sposób obliczenia ceny.

  1. Wykonawca w formularzu oferty poda cenę brutto za całość przedmiotu zamówienia.
  2. Cena obejmować będzie wyrażoną w PLN wartość podlegającą zapłacie
    przez Zamawiającego na rzecz Wykonawcy:
    1. W przypadku składania oferty przez osobę fizyczną, która realizować będzie zamówienie na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowa zlecenie): wartość wszystkich zobowiązań związanych z wykonaniem zamówienia oraz wszelkie pochodne naliczone zgodnie z obowiązującymi przepisami, jak dla umów zlecenie (podatek dochodowy, składki ZUS obowiązkowe dla Wykonawcy i Zamawiającego);
    2. w przypadku pozostałych Wykonawców (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne, lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej): wartość wszystkich zobowiązań związanych z wykonaniem zamówienia oraz podatek.

3. Prawidłowe określenie stawki podatku VAT leży po stronie Wykonawcy.

 

VIII. Sposób i miejsce złożenia oferty:

Ofertę należy dostarczyć w formie pisemnej: osobiście (pok. 21) lub przesłać pocztą
na adres Zamawiającego w terminie do dnia 16.12.2015r. do godz. 14.00. Decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Oferty, które wpłyną po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

Oferty muszą być złożone w zamkniętej kopercie i opisane w sposób umożliwiający odróżnienie od innej korespondencji np. wg poniższego wzoru:

„ OFERTA NA WYKONANIE USŁUGI W ZAKRESIE KOMPLEKSOWEGO UPORZĄDKOWANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ DOKUMENTÓW DO BRAKOWANIA POWIATOWEGO ZESPOŁU OBSŁUGI SZKÓŁ I PLACÓWEK OŚWIATOWYCH W GIŻYCKU

Nie otwierać przed 16.12.2015r. do godz. 14.10.

Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi 16.12.2015r. do godz. 14.10.

IX. Inne postanowienia

  1. Osoba do kontaktu ze strony Zamawiającego: Emilia Borowiak Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., tel/fax.87 4284565.
  2. Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się drogą elektroniczną,
    przy czym oferta z załącznikami musi być złożona w formie pisemnej.
  3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu składania ofert
    oraz do wprowadzania zmian w niniejszym zapytaniu do terminu składania ofert. (Wykonawca zainteresowany zamówieniem zobowiązany jest do śledzenia wszelkich zmian oraz odpowiedzi na pytania pojawiających się na stronie internetowej Zamawiającego).
  4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawy oczywistych omyłek w ofercie, wezwania Wykonawców do wyjaśnień i uzupełnień dokumentów oraz do odrzucenia oferty niezgodnej z niniejszym zapytaniem.
  5. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację usługi. Przypadku uchylenia się od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert.
  6. Zamawiający informuje, że zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania,
    w każdym czasie bez podania przyczyn.

 

 

Zapytanie ofertowe o cenę scan 03.12.2015 pobierz

Formularz oferty 03.12.2015 pobierz

Unieważnienie scan 29.12.2015 pobierz